كيفية رقمنة أوراق العمل

مشاكل ورش تصليح السيارات: كيفية رقمنة أوراق العمل!؟

على مدى السنوات الأخيرة، شهدنا ثورة تكنولوجية تحدث لأول مرة في التاريخ، سواء أحببنا هذا التقدم أم لا، فيجب علينا التكيف معه. ولست مضطرًا أن أقول إنه في غضون سنوات قليلة، لن يكون هناك شيء يمكن القيام به يدويًا بل بواسطة أجهزة الكمبيوتر.

في الواقع، لقد أصبحنا جميعًا متكيفين للغاية مع الأعمال الورقية اليدوية حتى أننا لا نرغب في تغيير هذه الطريقة أبدًا. ومع ذلك، تطلب شركات التأمين الآن أن تكون الملفات بصيغة رقمية “PDF” بدلاً من الأوراق التي يتم إرسالها عبر الفاكس أو عن طريق خدمة البريد السريع. 

تكمن المشكلة في كيفية تسهيل هذا التغيير بالنسبة لكم، أصحاب ورش إصلاح السيارات، بحيث لا تشعرون بالصعوبة أثناء رقمنة أوراقكم؟

لماذا يجب أن نكيف أنفسنا مع التكنولوجيا الحديثة؟

قد تتساءل الآن، لماذا يجب أن نهتم بالحصول على تطبيق تقني معقد بدلاً من مجرد ورقة وقلم؟

وكما نرى، في عالمنا اليوم، لم تعد مشاركة المعلومات صعبة على الإطلاق، فبنقرة واحدة يمكنك تسليم ملف إلى عدة أشخاص حول العالم في 3 ثوانٍ.

ومع ذلك، أود التعمق في جانب مختلف من التكنولوجيا، وهي التكلفة.

كلما تحدثت إلى أصحاب الأعمال، أعتقد أن التكلفة هي الأهم.  فأنا كصاحب عمل لا أريد أن أخسر أموال أبدًا، أليس كذلك؟

الأعمال الورقية اليدوية والفواتير مقابل رقمنة أوراق العمل – التكلفة:

إن امتلاك تطبيق يقوم بالانتهاء من جميع أعمالك الورقية أوتوماتيكيًا نيابة عنك سيكون مكلفًا للغاية، أليس كذلك؟ 

حيث ستدفع ما يقارب من 100 دولار أو 120 دولارًا لمرة واحدة من أجل تفعيل هذا التطبيق. 

بدلاً من ذلك، يعد إرسال ورقة عن طريق الفاكس أو الذهاب إلى مكان حكومي لإنجاز الأعمال الورقية أرخص كثيرًا حيث ستدفع فقط حوالي 10 دولارات أو 15 دولارًا. 

ومع ذلك، بالتفكير على المدى الطويل، ستدرك أنه سوف يتعين عليك مضاعفة تلك العشرة دولارات في 10 أو 15 مرة بناءً على حجم عملك.

وكلما زادت أعمالك، سوف تحتاج إلى المزيد من الأوراق، وبالتالي، إنفاق المزيد من المال.

من ناحية أخرى، عندما تفكر في إحدي تطبيقات التشغيل الآلي أو إدارة سير العمل، ستدرك أنك تدفع مرة واحدة لأي عدد من العملاء.

لذلك، عندما يتعين عليك تقنين 120 ورقة أو نحو ذلك، ستجد أنك لم تدفع 1 دولار تقريبًا لكل ورقة أو مستند، بل وكلما زاد التوسع، استمرت التكلفة في الانخفاض. لا تنخفض التكلفة فحسب، بل هناك أيضًا جانب آخر مهم سيتم تحسينه.

لذلك نستطيع أن نستنتج من هذا، أن تكلفة تطبيقات سير العمل تتناسب عكسيًا مع حجم عملك، كلما كبُر عملك، قلت التكلفة 

الأعمال الورقية اليدوية والفواتير مقابل رقمنة أوراق العمل – الوقت

الوقت يعني المال، أليس كذلك؟

تخيل السيناريو التالي:

“لديك هذا الشهر 7 عملاء مع 7 سيارات دفع رباعي “SUV” تعرضت لأضرار جسيمة جداً. يجب عليك، بصفتك ورشة إصلاح سيارات، أن ترسل إلى شركات التأمين المختلفة لهذه السيارات السبعة للحصول على التمويل المطلوب.”

أجابت شركات التأمين “بالطبع! هل يمكنك إرسال تقرير إلينا بالأضرار التي لحقت بالسيارة؟”

ثم تجلس أمام كل سيارة وتكتب كل ضرر يدويًا ثم تعود وتخبرهم أنك فعلت ذلك.

يعودون إليك، “رائع، الآن بعد إرسال هذه التقارير والنظر فيها، نود أن نعرف فواتير هذه الأضرار، 

يمكنك إنشاء الفواتير وإعادة إرسال كل شيء إلينا  إما عن طريق الفاكس أو عن طريق أي خدمة بريد”.

الآن إذا كان لديك تطبيق لإدارة سير العمل، فسوف تفتح التطبيق، وتضع تفاصيل السيارة مع الأسعار، وانقر إنشاء ثم مشاركة.

سوف يكون لديك في 30 دقيقة فقط تقرير عن الأضرار داخل السيارات وأسعار الإصلاحات وسوف يكون قد تم إرسالها بالفعل لشركات التأمين مع صور تلك الأضرار. الآن، كيف يمكننا تشغيل هذه العملية آليًا أو رقميًا؟

الطريقة 1 من 3 من أجل رقمنة أوراق العمل، المسح الضوئي والنسخ:

يمكنك بالفعل مسح مستنداتك ضوئيًا عن طريق تطبيق الجوال أو جهاز الماسح الضوئي والحصول على نسخة منها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

يمكن تحقيق ذلك بسهولة (ومجانًا) عن طريق تنزيل تطبيق Mobile Scanner من playstore أو AppStore.

بعد ذلك، يمكنك أن تلطقت صورة باستخدام هذا البرنامج لمستنداتك الورقية للحصول على نسخة رقمية منها.

و بعد ذلك، يمكنك استخدام هذه النسخ لإنشاء مستند PDF مشابه لشكل النسخ التي التقطها بالتطبيق، ويمكنك إرسال هذه النسخ بالبريد إلى شركات التأمين.

مع الأخذ في الاعتبار أن إنشاء مستند PDF يمكن تحقيقه إما عن طريق  Adobe PDF Creator أو مستندات google عبر الإنترنت. يجب أن تكون خبيرًا في تنسيق ملفات الPDF حتى تتمكن من تحقيق ذلك بشكل نظيف.

ولكن، اتباع هذه الطريقة يحتاج إلى الكثير من الوقت اتنظيم الملفات وإرسالها.

الطريقة 2 من 3 من أجل رقمنة أوراق العمل، استخدام المنصات عبر الإنترنت:

عن طريق مجموعة من البرامج عبر الإنترنت، يمكنك إدخال البيانات التي ترغب في إدخالها عبر الإنترنت ثم إضافتها معًا في ملف pdf واحد ويصبح تقريرك نهائي.

بعض هذه المنصات ستكون:

  1. QuickBooks
  2. FreshBooks 
  3. Elorus

وسيكون هناك المزيد من المنصات التي يمكنك استخدامها لتحقيق هدفك.

ومع ذلك، ضع في اعتبارك أنه يتعين عليك استخدام برامج مختلفة لأغراض مختلفة حيث سوف يكون هناك منصات تستهدف إصدار الفواتير، وأخرى لتقارير السيارات، وغير ذلك الكثير.

على سبيل المثال، لاستخدام QuickBooks لإنشاء فاتورة، يجب عليك:

  1. من الشاشة الرئيسية لـ QuickBooks أو قائمة العملاء، حدد إنشاء الفواتير.
  2. على قائمة العميل: القائمة المنسدلة الوظيفة، حدد وظيفة العميل أو العميل. تظهر نافذة التقديرات المتاحة.
  3. اختر التقدير الذي تريد تضمينه في الفاتورة.
  4. عندما تظهر الفاتورة، قم بتحرير المعلومات حسب الحاجة.
  5. حدد حفظ وإغلاق.

بعد ذلك، يمكنك وضع تلك التقارير التي تم إنشاؤها بشكل منفصل بواسطة كل منصة في مستند واحد لشركة التأمين الخاصة بك.

الطريقة 3 من 3 من أجل رقمنة أوراق العمل، استخدام قبطار:

قبطار هو برنامج يستهدف أصحاب ورش تصليح السيارات الذين يرغبون في نقل أعمالهم التجارية إلى المستوى الأعلى.

باستخدام قبطار يمكنك بسهولة تسجيل الدخول إلى برنامجك، والانتقال إلى علامة التبويب “الفواتير”، وإضافة التفاصيل مع تفاصيل السيارة وشركة التأمين المستهدفة، والجلوس في استرخاء على مقعدك.

في ثوانٍ، سيمنحك قبطار ملف PDF قابل للطباعة مع الفاتورة والأضرار التي لحقت بالسيارة وتكاليف إصلاح كل شيء على حدة وصورة توضح أماكن الأضرار وغير ذلك الكثير.

يمكنك أيضًا الانتقال لإضافة سيارة ووضع علامة على كل جزء من السيارة بالأضرار التي حدثت لذلك الجزء. وبهذه الطريقة، ستكون قادرًا على الحصول على تقرير آلي مخصص للسيارة المطلوبة في ثوانٍ.

سهولة إضافة الملاحظات على السيارة
سهولة إضافة الملاحظات على السيارة

ذلك لأن قبطار هو تطبيق تم إنشاؤه بشكل أساسي من أجل ورش تصليح السيارات. الأشخاص الذين عملوا على هذا التطبيق هم جميعًا أصحاب ورش تصليح للسيارات وقد قاموا بوضع كل ما تحتاجه في مكان واحد.

هل أنت قلق بشأن الأسعار؟

لا أعتقد أنه سينتابك هذا الشعور، لأن قبطار لديه خطط تنافسية للغاية لتلبية جميع ورش التصليح للسيارات من ورشة صغيرة ذات فرع واحد للإصلاح إلى ورش متعددة الفروع.

عرض خاص من أجلك!

في قبطار، نعلم أنك قد تكون متشككًا بشأن استخدام منصة جديدة وقد لا تشعر بالراحة حقًا.

لهذا السبب تسمح قبطار بعرض تجريبي مجاني لجميع مستخدميها الجدد. يمكنك دائمًا التوجه إلى صفحة تواصل معنا وإرسال رسالة إلى قبطار لطلب عرض توضيحي!

لا تنس متابعة مدونتنا للاطلاع على نصائحنا لجميع المشكلات التي يمكن أن تواجهك!

لا تنسى أن تطلع على مدونتنا السابقة

لا تنسى أيضًا أن تشارك هذا المقال مع جميع أصدقاءك.